Manajemen Proyek (Management Project) : Karakteristik, Jenis, Tujuan, Sasaran, Dan Tahapan Manajemen Proyek (Management Project)
Pengertian Manajemen Proyek. Proyek dalam suatu organisasi apapun membutuhkan kerja sama dan kolaborasi antar bagian sehingga tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi dapat dicapai dengan baik. Istilah proyek dalam manajemen proyek diartikan sebagai kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya pekerjaan. Pada umumnya, proyek menciptaka suatu layanan, produk atau hasil yang unik dan spesifik. Yang dimaksud dengan "sementara" tersebut hanya terbatas pada proses pengerjaannya tetapi tidak pada hasil (produk atau layanan) yang dihasilkan oleh proyek.
Pengertian Manajemen Proyek Menurut Pendapat Para Ahli. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (AIA), yang dimaksud dengan manajemen proyek adalah pengelolaan jalannya proses konstruksi secara menyeluruh yang dimulai sejak proses tahap persiapan inisiatif proyek, yaitu tahap perumusan kebutuhan atau gagasan proyek, penyusunan anggaran dan jadwal pembangunan secara keseluruan sampai dengan selesainya proses pelaksanaan konstruksi termasuk masa pemeliharaan serta prossurement pengadaan peralatan dan perlengkapan bangunan. Selain pengertian tersebut, pengertian manajemen proyek juga telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Wulfram I. Ervianto, berpendapat bahwa manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.
- Sukanto, berpendapat bahwa manajemen proyek adalah usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoorsinasi serta mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu serta anggaran yang telah ditetapkan.
- Budi Santoso, berpendapat bahwa manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek menggunakan personel organisasi untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
Kegiatan dalam Manajemen Proyek. Berdasarkan pengertian manajemen proyek tersebut, dapat diketahui bahwa pada garis besarnya kegiatan dalam manajemen proyek adalah :
- perencanaan. Perencanaan dilakukan agar proyek dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan suatu hasil yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan, yang meliputi deadline, kualitas hasil, anggaran, serta keselamatan kerja.
- penjadwalan. Penjadwalan yang dilakukan dalam manajemen proyek selalu up to date sesuai dengan perkembangan proyek dan berbagai kendala yang dihadapi.
- pengendalian. Pengendalian bertujuan untuk meminimalisir atau menghindari adanya penyimpangan yang dimungkinkan terjadai saat berjalannya proyek.
Karakteristik Manajemen Proyek. Sebuah proyek bukanlah suatu aktivitas rutin yang dilakukan oleh organisasi, tetapi aktivitas tidak rutin dengan rentang waktu tertentu yang dapat memberikan dampak pada kelangsungan hidup organisasi. Secara umum, karakteristik atau ciri-ciri dari manajemen proyek adalah :
- waktu (timeline) : proyek memiliki timeline atau rentang waktu yang pasti dengan titik awal dan titik akhir yang terukur.
- sumber daya (resource) : sebuah proyek memiliki sumber daya modal dan tenaga kerja yang terbatas.
- alat (tools) : menggunakan alat-alat dan teknik khusus digunakan untuk manajemen proyek.
- tim (team) : manajemen proyek memerlukan tim yang beragam dari berbagai departemen dan fungsi.
Menurut Subagya, proyek adalah suatu pekerjaan yang memiliki tanda-tanda khusus sebagai karakteristiknya, yaitu :
- waktu mulai dan selesainya sudah direncanakan.
- merupakan suatu kesatuan pekerjaan yang dapat dipisahkan dari yang lain.
- biasanya volume pekerjaan besar dan hubungan antar aktivitas kompleks.
Ruang Lingkup Manajemen Proyek. Ruang lingkup manajemen proyek adalah sebagai berikut :
- menetapkan waktu kapan proyek akan dilaksanakan.
- merencanakan scoope atau besaran lingkup yang akan dikerjakan pada suatu proyek.
- menyusun dan menjelaskan definisi operasional dari setiap ruang lingkup proyek.
- melakukan verifikasi dan pengawasan terhadap perubahan yang dapat terjadi saat proyek dilaksanakan.
Tujuan Manajemen Proyek. Secara umum, tujuan manajemen proyek diantaranya adalah :
- tepat waktu. Penyelesaian suatu proyek harus tepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan tidak terjadi keterlambatan.
- mengelola risiko. Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari "trial and error" selama menjalani prosesnya. Dengan melakukan manajemen proyek, suatu organisasi dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.
- anggaran sesuai dengan perencanaan. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan proyek harus sesuai dengan rencana anggaran yang telah disusun dan tidak ada pemborosan dan biaya tambahan di luar rencana anggaran.
- memaksimalkan potensi tim. Kualitas sumber daya manusia berperan penting dalam malaksanakan proyek. Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek.
- menciptakan perencanaan yang tepat. Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan mamaksimalkan kualitas dan kapabilitas.
- memanfaatkan peluang. Manajemen proyek membantu mengelola sebuah peluang untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan.
- mengelola integrasi. Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur yang tepat, untuk itu dibutuhkan integrasi antara sistem, proses bisnis, dan organisasi.
Menurut Handoko, tujuan dari manajemen proyek adalah :
- tepat waktu (on time), yaitu waktu atau jadwal yang merupakan salah satu sasaran utama proyek, keterlambatan akan mengakibatkan kerugian, seperti penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasar, dan lain sebagainya.
- tepat anggaran (on budget), yaitu biaya yang harus dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- tepat spesifikasi (on specifikation), di mana proyek harus sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Sasaran Manajemen Proyek. Sasaran utama dalam manajemen proyek diantaranya adalah sebagai berikut :
- menciptakan suasana kerja yang kondusif dan mendukung aktivitas proyek.
- mengembangkan dan menyelesaikan proyek sesuai dengan rencana anggaran dan sesuai dengan rentang waktu yang telah ditetapkan, dengan kualitas hasil proyek yang disyaratkan sesuai spesifikasi yang telah dianalisis.
- memelihara keharmonisan hubungan antar sesama anggota proyek yang bekerja sehingga setiap pelaksana proyek akan berusaha memberikan kemampuan dan ketrampilan terbaik mereka dalam penyelesaian proyek.
- mengarahkan dan membentuk organisasi baik di kantor pusat atau di lapangan untuk menjamin terlaksananya manajemen operasional proyek dengan team work yang baik.
- meningkatkan reputasi/nama baik bagi pelaksana proyek/kontraktor berdasarkan dengan kualitas hasil proyek yang dikerjakannya.
Tahapan Manajemen Proyek. Terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui untuk menghasilkan suatu manajemen proyek yang baik. Tahapan dalam manajemen proyek tersebut adalah sebagai berikut :
- pendefisian proyek (project definition). Mendefinisikan tujuan proek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berasil dengan kualitas yang diinginkan.
- inisialisasi proyek (project initiation). Perencanaan awal terhadapp sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
- perencanaan proyek (project planning). Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan.
- pelaksanaan proyek (project execution). Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
- pemantauan dan pengendalian proyek (project monitoring and control). Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
- penutupan proyek (project closure). Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.
Render dan Haizer, menyebutan bahwa manajemen proyek besar mencakup tiga fase, yaitu :
- Perencanaan, yang meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi tim.
- Penjadwalan, hal ini menghubungkan orang, uang, dan supplies ke aktivitas khusus dan menghubungkan aktivitas dengan yang lainnya.
- Pengendalian, disinilah perusahaan mengawasi sumber-dayanya, biayanya, kualitas, dan anggaran, ini juga merevisi atau mengubah bencana dan mengganti sumber daya untuk menepati waktu dan permintaan biaya.
Sebagai sebuah disiplin keilmuan, manajemen proyek dikembangkan dari berbagai bidang aplikasi termasuk di dalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di bidang pertahanan dan keamanan. Manajemen proyek telah diterapkan sejak awal peradaban manusia. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya bangunan peninggalan masa lalu yang bercipta nilai tinggi, seperti Candi Borobudur di Magelang - Indonesia, Piramida di Mesir, Tembok Raksasa di China, dan masih banyak lagi.
Semoga bermanfaat.
