Tantangan Sekretaris di Masa Kini
Menjadi seorang sekretaris di jaman modern seperti sekarang ini tentu memiliki tantangan yang lebih besar. Bagaimana tidak, jika dibandingkan dengan era jaman dulu, tantangan sekretaris di era globalisasi ini semakin kompetitif. Apabila kita tidak memiliki kapasitas-kapasitas yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, maka tentu akan lebih sulit untuk menjadi seorang sekretaris di masa kini. Tingkat persaingan yang semakin tinggi berimbang dengan kualitas-kualitas terbaik yang dimiliki oleh calon-calon sekretaris muda ini menjadikan pekerjaan sebagai seorang sekretaris sangat kompetitif.
Seorang sekretaris pada jaman dulu hanya memiliki kewajiban-kewajiban yang ringan dan dapat dikatakan standar perusahaan, yaitu misalnya tugas untuk mengurus keperluan kantor. Namun pekerjaan sebagai seorang sekretaris di masa kini memiliki tingkat tantangan yang berbeda. Tantangan sekretaris masa kini lebih banyak dan lebih kompleks, misalnya saja sekretaris dituntut harus berpengetahuan / berwawasan luas, mampu menghadapi situasi yang tidak terduga, mampu bertindak dan mengambil keputusan secara cepat dan tepat, dan lain sebagainya.
Saat ini tantangan sekretaris dalam bekerja pun semakin beragam, hal ini dikarenakan penyesuaian terhadap laju perubahan modernisasi kehidupan. Industri perekonomian yang semakin maju pesat tidak dapat memberikan kesempatan kepada seorang sekretaris untuk bekerja dengan bersantai-santai.
Tantangan sekretaris bermacam-macam, misalnya saja tantangan sekretaris profesional, maka sekretaris tersebut harus dapat menjadi seseorang yang memiliki berbagai informasi yang kemungkinan sewaktu-waktu dapat dibutuhkan. Sekretaris profesional dapat mensupport tentang informasi, teknis, serta pendukung kelancaran acara kantor antara semua karyawan dan atasannya.
Saat ini sekretaris tidak hanya terbatas pada batasan gender, karena di era globalisasi ini sudah sering dan banyak ditemui sekretaris pria. Tentunya tantangan sekretaris pria ini tidak berbeda jauh dengan tangan sekretaris wanita. Baik sekretaris pria dan wanita, memiliki tantangan sekretaris kantor yang juga mencakup seluruh area pekerjaan sekretaris pada umumnya.
Pengertian Sekretaris
Sebelum memahami lebih jauh tentang tantangan sekretaris, akan lebih baik apabila terlebih dahulu mengerti tentang arti dari seorang sekretaris. Sekretaris ini berasal dari Bahasa Latin ‘secretum’ dan Bahasa Belanda ‘secretaries’ yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Inggris, sekretaris adalah ‘secretary’ yang juga memiliki arti rahasia. Maka dari itu, sekretaris dimaknai pekerjaan seseorang yang memiliki kewajiban untuk menjaga rahasia baik perusahaan maupun atasannya. Namun dalam prakteknya, jenis pekerjaan sekretaris memiliki arti dan peran yang cukup luas, tidak sekedar terkait tentang menjaga rahasia.
Profesi sekretaris tidak hanya berkutat pada pekerjaan seputar arsip dan filling berkas-berkas serta dokumen kantor. Memang pada dasarnya seorang sekretaris harus dapat merangkap menjadi seorang tenaga administrasi, namun pada kenyataannya tugas seorang sekretaris memiliki cakupan kerja yang lebih luas. Seorang sekretaris juga dituntut memiliki sikap dan perangai yang sopan serta tata krama yang baik. Tata krama sekretaris mencakup keterampilan menampilkan citra perusahaan dengan baik, memiliki etika kerja yang baik, sopan dan bertanggung jawab, dapat menjaga rahasia perusahaan, mampu membawa diri pada setiap kesempatan, dan lain sebagainya.
Jenis-jenis Sekretaris
Sekretaris memiliki beberapa jenis jabatan berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris Organisasi / Executive Secretary
Sekretaris organisasi adalah seorang sekretaris yang memiliki tugas untuk sebuah project kesekretariatan di sebuah instansi perusahaan maupun pemerintahan. Beberapa tugas dari sekretaris organisasi mencakup merencanakan dan mengatur, penyusunan tata kerja beserta struktur organisasi, membuat keputusan, mengarahkan, koordinasi, serta monitoring.
2. Sekretaris Pimpinan / Private Secretary
Sekretaris pimpinan dapat dikatakan adalah orang kepercayaan atau tangan kanan dari seorang atasan. Biasanya sekretaris pimpinan tidak memiliki anak buah dan hanya bekerja untuk salah seorang pimpinan saja. Sekretaris pimpinan biasanya bertugas untuk membantu meringankan beban pimpinannya.
3. Sekretaris Pribadi / Personal Secretary
Sekretaris pribadi membantu aktivitas pekerjaan kantor seseorang secara personal. Pekerjaan ini biasanya bersifat pribadi, sehingga sekretaris pribadi tentu harus memiliki tanggung jawab untuk menjaga rahasia serta melaksanakan tugas yang diberikan secara khusus kepadanya tersebut secara baik dan bertanggung jawab.
4. Sekretaris Junior dan Sekretaris Senior
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibagi kedalam dua golongan yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior. Sekretaris junior adalah seseorang yang baru masuk dan bergabung kedalam bidang pekerjaan sekretaris. Tentu seseorang tersebut belum memiliki pengalaman dan masih memerlukan pengarahan dari atasan maupun senior-seniornya. Tidak jarang sekretaris junior masih sering melakukan kesalahan karena belum terbiasa dengan tugas dan pekerjaannya. Sedangkan sekretaris senior adalah sekretaris yang telah cukup berpengalaman dalam bidang kerja tersebut sehingga mampu bekerja secara lebih profesional, inisiatif, dan cenderung lebih sedikit melakukan kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan sekretaris.
Pengertian Tantangan Sekretaris
Di era globalisasi dan perekonomian yang kian maju, pekerjaan sekretaris juga memiliki beberapa tantangan baru. Tantangan sekretaris adalah sebuah keadaan dimana pekerjaan sekretaris membutuhkan peningkatan skill dan inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang setiap saat dapat muncul. Tantangan sekretaris merupakan hal yang menghambat pekerjaan seorang sekretaris. Maka dari itu, seorang sekretaris harus dapat menyelesaikan persoalan-persoalan tersebut dan berani menghadapi tantangan sekretaris yang terus berdatangan.
Merupakan suatu kewajiban apabila saat ini seorang sekretaris di tuntut memiliki sikap yang cekatan dan terampil. Karena kedua sikap tersebut adalah sikap yang paling dibutuhkan dalam menghadapi tantangan sekretaris yang kian beragam. Dengan adanya sikap tersebut, seorang sekretaris akan lebih mampu dalam menghadapi tantangan serta menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul.
Macam-macam Tantangan Sekretaris
Lalu apa saja tantangan seorang sekretaris yang biasanya dihadapi dalam dunia kerja? Berikut ini terdapat beberapa contoh tantangan sekretaris yang sering muncul dalam pekerjaan, yaitu sebagai berikut :
1. Memiliki Wawasan tentang Perusahaan
Sangat penting untuk memahami tentang seluk beluk perusahaan tempat bekerja. Serta langkah baiknya apabila juga mengetahui tentang latar belakang, sejarah, dan bahkan pendiri, pemilik, pengurus, serta pemegang saham perusahaan. Dengan lebih mengetahui dan memahami semua aspek tentang perusahaan, maka seseorang akan lebih memahami tentang visi dan goal-goal yang ingin dicapai oleh perusahaan. Kemudian, seorang sekretaris akan dapat semakin mudah memposisikan dirinya dalam pekerjaan dengan cara menyesuaikan kemampuannya dengan bidang yang harus digeluti. Tantangan sekretaris ini akan membuat seorang sekretaris dapat mengukur kemampuan kerja serta kompetensinya di perusahaan tersebut. Tantangan ini bisa diubah menjadi sebuah motivasi untuk berubah menjadi semakin baik dan kompetitif.
2. Memiliki Wawasan tentang Produk-Produk Perusahaan
Tidak hanya di bidang marketing, seorang sekretaris juga memiliki tantangan untuk lebih mengenal produk-produk perusahaan. Tantangan sekretaris ini mencakup kewajiban untuk mengenal dan mengerti tentang produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan tempat bekerja. Dengan lebih mengenal produk tersebut, maka seorang sekretaris akan semakin mahir dalam hal pemasarannya. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas tentang segala hal. Dan pengetahuan tentang produk-produk perusahaan ini akan sangat membantu ketika perusahaan sedang mengadakan meeting-meeting eksternal, serta kerjasama dengan partner dan perusahaan lainnya.
3. Mengetahui Rekan Bisnis serta Kompetitior Perusahaan
Setelah mengenal perusahaan tempat bekerja serta produk-produk perusahaan tersebut, maka akan lebih baik apabila seorang sekretaris juga mengetahui tentang keseluruhan rekanan bisnis dan partner kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, sangat penting juga untuk memiliki pengetahuan tentang kompetitor-kompetitor perusahaan. Hal ini akan menjadikan seorang sekretaris lebih cakap dalam bekerja serta lebih mampu memposisikan diri dalam bersikap kepada rekan bisnis maupun kepada kompetitor. Tantangan sekretaris yang satu ini akan membuat perusahaan semakin maju dengan masukan-masukan serta evaluasi. Karena dengan mengenal kawan dan lawan, perusahaan akan semakin termotivasi untuk memperbaiki diri menjadi lebih baik.
Cara Menghadapi Tantangan Sekretaris
Setelah disebutkan mengenai macam-macam tantangan sekretaris, beberapa cara dapat dilakukan dalam menghadapi tantangan sekretaris tersebut. Salah satu kunci utama untuk menghadapi tantangan sekretaris adalah harus mempunyai wawasan yang luas dan selalu belajar dengan teknologi terbaru yang dapat membantu pekerjaannya. Selain itu, tantangan sekretaris dapat dihadapi dengan aksi atau tindakan dengan dibantu oleh aspek psikologis. Yang dimaksud dengan aspek psikologis contohnya adalah kemampuan untuk mengontrol emosi. Proses tersebut dapat dilakukan melalui cara manajemen diri, membentuk citra diri yang positif, memiliki keseimbangan pribadi (keseimbangan kehidupan pribadi dan karir), keterampilan pribadi (kemampuan-kemampuan yang dapat dikembangkan), serta harga diri (menghargai keunikan diri).
Melalui aksi, cara menghadapi tantangan sekretaris adalah melalui beberapa aksi nyata yaitu memiliki keahlian dan pengetahuan sesuai dengan profesi, mempunyai motivasi tinggi, membentuk rasa percaya diri yang tinggi, memiliki sikap terbuka terhadap orang lain, mampu menerima kekurangan yang dimiliki, keyakinan dalam menghadapi masalah, memahami peran dan fungsi, tugas serta tanggung jawab sebagai seorang sekretaris, serta memiliki etika profesi sekretaris yang bertanggung jawab.
Peluang Menjadi Sekretaris
Menjadi seorang sekretaris memiliki beberapa keuntungan, salah satu keuntungan menjadi sekretaris adalah memiliki kemampuan untuk mengerjakan tugas secara multi tasking, pekerjaan ini akan meningkatkan skill Anda di berbagai bidang keahlian. Apabila Anda merasa tertarik dan tertantang untuk menjadi seorang sekretaris pada saat ini, maka beberapa tips berikut mungkin dapat membantu untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional. Beberapa tipsnya adalah sebagai berikut :
1. Memiliki Wawasan yang Luas
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas di berbagai bidang. Karena pekerjaan sekretaris pada saat ini tidak hanya terbatas pada pekerjaan mengetik, menangani email, menerima telepon, membuat appointment, dan membuat presentasi semata. Untuk menghadapi kompetisi di era globalisasi ini, seorang sekretaris membutuhkan wawasan yang luas agar dapat bekerja dengan lebih kreatif dan inovatif. Sisi positif lainnya adalah dapat mengambil keputusan yang tepat dengan cepat serta memperluas networking.
2. Memiliki Kecerdasan Emosi
Menjadi seorang sekretaris memerlukan tingkat kontrol emosi yang baik. Bagaimana tidak, seorang sekretaris akan selalu berinteraksi dengan banyak orang yang berbeda-beda setiap harinya. tentu masing-masing orang tersebut memiliki kepribadian dan karakter yang beragam. Maka dari itu, seorang sekretaris yang mampu mengontrol emosinya merupakan nilai tambah positif bagi sebuah perusahaan.
3. Memiliki Keahlian yang Spesifik
Keterampilan seorang sekretaris seperti mampu mengoperasikan komputer, filling, dan lain sebagainya sudah tentu merupakan hal yang umum dimiliki oleh sebagian besar orang yang tertarik dengan pekerjaan sekretaris. Namun hal apa yang dapat membedakannya? Tentu sebuah keahlian yang lebih spesifik. Katakanlah misalnya saja Anda memiliki keahlian di bidang legal, accounting / financing, human resource, maupun pajak (tax), maka hal tersebut akan menjadi nilai tambah bagi Anda untuk menjadi seorang sekretaris kompeten yang dibutuhkan.
4. Mampu Menguasai Manajemen Informasi
Sekretaris dikenal sebagai sosok yang berperan sebagai penghubung informasi satu sama lain, baik perseorangan maupun lintas departemen. Maka dari itu, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan untuk menyimpan dan menyampaikan informasi dengan akurat kepada orang / departemen yang tepat. Sekretaris dapat menjadi penghubung penyampaian informasi di dalam perusahaan.
5. Menguasai Teknologi
Teknologi yang dimaksud adalah teknologi komunikasi. Seperti yang diketahui, komunikasi ini sangat luas cakupannya, bisa terjadi komunikasi langsung (tatap muka), maupun komunikasi secara tidak langsung (telepon, internet, dan sebagainya). Komunikasi langsung memerlukan seorang sekretaris yang cakap berkomunikasi, dan memiliki keahlian melakukan presentasi sendiri yang menarik dan persuasif. Pada saat ini, seorang sekretaris dituntut untuk dapat bekerja secara mandiri, dapat diandalkan, percaya diri, serta berinisiatif tinggi.
