Pengertian Pekerjaan Kantor, Ruang Lingkup, Ciri-Ciri, Jenis, Dan Fungsi Pekerjaan Kantor
Pengertian Pekerjaan Kantor. Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda, yaitu "kantoor" yang berarti ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi, dan sebagainya. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor diartikan sebagai :
- balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dan sebagainya).
- tempat bekerja.
Selain pengertian tersebut, kantor juga dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :
- dalam arti dinamis, kantor merupakan tempat proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi.
- dalam arti statis, kantor merupakan wujud dari gedung, rumah, atau ruang yang digunakan untuk melakukan pekerjaan.
Secara umum, pekerjaan kantor dapat diartikan sebagai kegiatan mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Pekerjaan kantor juga berarti suatu pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan keras, maupun pelayanan. Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.
Pekerjaan kantor dilaksanakan dengan menggunakan alat, baik berupa mesin maupun manual, hal tersebut bertujuan :
- mendapatkan mutu pekerjaan yang berkualitas.
- memudahkan pengawasan.
- menghemat biaya, tenaga, dan waktu.
Pengertian Pekerjaan Kantor Menurut Pendapat Para Ahli. Di samping pengertian tersebut di atas, beberapa ahli telah juga mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor, diantaranya adalah :
- George R. Terry, berpendapat bahwa pekerjaan kantor meliputi penyapaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
- William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson, berpendapat bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang terkait dengan warkat-warkat badan usaha yang dapat digunakan untuk keterangan-keterangan di masa yang akan datang.
Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor. Ruang lingkup pekerjaan kantor tergantung dari kebutuhan masing-masing organisasi atau perusahaan. Secara umum, ruang lingkup pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi dua, yaitu :
- luas dan sempitnya ruang lingkup tugas pokok setiap organisasi atau perusahaan, di mana organisasi atau perusahaan yang besar dan memiliki jangkauan luas membutuhkan lebih banyak informasi yang harus ditangani dibandingkan dengan organisasi atau perusahaan yang memiliki ruang lingkup yang sempit.
- sifat dan jenis usaha suatu organisasi atau peusahaan.
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor. Pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
- pekerjaan kantor memiliki sifat untuk melayani tugas pokok kantor untuk mencapai tujuan.
- pekerjaan kantor yang bersifat melayani membuatnya merembes keseluruh bagian organisasi atau perusahaan.
- karena pekerjaan kantor dapat merembes ke seluruh bagian organisasi atau perusahaan membuat semua unsur di dalam organisasi atau perusahaan melakukan pekerjaan kantor.
Jenis Pekerjaan Kantor. Pada umumnya, pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
- Pekerjaan kantor yang bersifat ketata-usahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, seperti : pengurusan surat masuk dan keluar, pengetikan, penyimpanan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, dan lain sebagainya.
- Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata-usahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis, seperti : penerimaan tamu, pelayanan keamanan, pelayanan kebersihan, dan pelayanan telepon.
Moekijat berpendapat bahwa pekerjaan kantor dapat dikelompokkan dalam empat jenis, yaitu :
- kegiatan pencatatan.
- kegiatan klasifikasi.
- kegiatan komunikasi.
- kegiatan pengolahan.
Sedangkan Willian Henry Leffingwell dan Edwin Robinson berpendapat bahwa pekerjaan kantor meliputi beberapa jenis, yaitu :
- menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan.
- membuat rekening.
- surat menyurat, mendikte, dan mengetik.
- menyimpan warkat.
- menyampaikan hutang dan menyampaikan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.
- mengurus, membagi, dan mengirimkan surat.
- memperbanyak warkat dan memberikan kepada alamat.
- menelpon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh.
- tugas-tugas khusus.
- membuat warkat dan mencatat data-data yang diinginkan.
Fungsi Pekerjaan Kantor. Pada prinsipnya fungsi dari pekerjaan kantor adalah memberikan pelayanan informasi dan perekaman. Secara lebih terperinci, fungsi dari pekerjaan kantor adalah :
- melayani pelaksanaan pekerjaan operasional yang dapat membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
- menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi atau perusahaan untuk membantu pimpinan dalam membuat keputusan atau tindakan yang tepat.
- membantu untuk melancarkan kehidupan atau perkembangan perusahaan sebagai satu kesatuan.
Sedangkan menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, fungsi dari pekerjaan kantor adalah menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Semoga bermanfaat.
