Struktur Organisasi : Pengertian, Komponen, Elemen, Jenis, Dan Fungsi Struktur Organisasi
Pengertian Struktur Organisasi. Keberadaan struktur organisasi dalam suatu organisasi sangatlah penting, karena struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pembagian tugas dan tanggung jawab setiap anggota organisasi. Dengan adanya struktur organisasi tersebut, masing-masing anggota organisasi akan mempunyai peranan dan tugas dengan jelas.
Selain pengertian tersebut, pengertian tentang struktur organisasi juga telah banyak dikemukakan oleh para ahli, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
- The Liang Gie, berpendapat bahwa struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebutuhan kerja sama.
- Renard Kasali, berpendapat bahwa struktur organisasi adalah interaksi berupa hubungan-hubungan yang lebih kompleks antar individu dalam sebuah organisasi.
- Reksohadiprodjo dan Handoko, berpendapat bahwa struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua kegiatan pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi, wewenang, dan juga tanggung jawabnya.
- Chester I. Bernard, berpendapat bahwa struktur organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang dilakukan oleh suatu anggota atau kelompok untuk mencapai suatu tujuan bersama.
- Schermerhorn, berpendapat bahwa struktur organisasi adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok.
Komponen Struktur Organisasi. Beberapa komponen yang harus ada dalam struktur organisasi adalah :
- CEO (Chief Executive Officer). Merupakan jabatan tertinggi dalam suatu organisasi, yang memberikan arah dan tujuan dari organisasi.
- Direksi (Directors). Pada umumnya, dalam sebuah organisasi terdapat setidaknya tiga Didirektur, yaitu direktur utama, direktur keuangan, dan direktur personalia. Direktur utama biasanya berhubungan langsung dengan CEO, direktur keuangan bertugas mengawasi operasional keuangan perusahaan, dan direktur personalia bekerja langsung terkait dengan ketenaga-kerjaan dan sumber daya organisasi.
- Manajer (Manager). Tugas utama seorang manajer adalah mengintegrasikan berbagai variabel, seperti pengarahan, koneksi, seleksi, komunikasi, dan pelatihan.
- Administrasi dan Gudang. Komponen ini wajib ada dalam sebuah bisnis yang sedang berkembang. Tugas dan fungsinya adalah untuk mengecek seluruh transaksi perusahaan yang berhubungan dengan pihak lain, pembukuan dan laporan penerimaan dan pengeluaran.
- Divisi Regional. Tugas dan fungsinya adalah menjalankan kebijakan dan prosedur baku dari kantor pusat. Divisi regional biasanya beroperasi sebagai badan usaha untuk meningkatkan nilai tabahan perusahaan, Divisi regional harus ada dalam bisnis yang berhubungan dengan penanaman saham.
Elemen Struktur Organisasi. Terdapat enam hal pokok yang perlu diperhatikan oleh manajer saat hendak mendesain struktur organisasi, yaitu :
- spesialisasi pekerjaan. Pembagian tugas-tugas dalam organisasi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
- departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
- rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi sampai ke bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
- rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
- sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sedangkan desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
- formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Jenis Struktur Organisasi. Terdapat beberapa jenis struktur organisasi, yaitu sebagai berikut :
Struktur organisasi ini merupakan bentuk yang paling tua, yang dikenalkan oleh Henry Fayol. Struktur organisasi lini, yaitu bentuk organisasi di mana wewenang dilimpahkan secara langsung dan sepenuhnya dari pimpinan kepada bawahannya. Struktur organisasi ini juga sering disebut dengan bentuk lurus atau jalur.
Ciri-ciri dari struktur organisasi lini :
- hubungan pimpinan dan bawahan bersifat langsung dengan satu garis wewenang.
- selain top manajer, manajer di bawahnya hanya sebagai pelaksana.
- jumlah pekerja sedikit.
- sarana dan prasarana terbatas.
- pada umumnya ada di perusahaan perorangan.
- organisasinya kecil.
Kelebihan struktur organisasi lini :
- atasan dan bawahan terhubung dengan satu garis komando.
- rasa solidaritas dan spontanistas semua anggota organisasi besar.
- proses pengambilan keputusan berjalan lebih cepat.
- disiplin dan loyalitas tinggi.
- rasa saling pengertian terhadap anggota tinggi.
Kekurangan struktur organisasi lini :
- terdapat kecenderungan gaya kepemimpinan otokratis.
- pengembangan kreatifitas pergawai akan terhambat.
- tujuan top manajer sering tidak dapat dibedakan dengan tujuan organisasi.
- pegawai tergantung dengan satu orang dalam organisasi.
2. Struktur Organisasi Fungsional.
Struktur organisasi fungsional diperkenalkan oleh F.W. Taylor. Struktur organisasi fungsional adalah sebuah bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan diberikan kepada seseorang yang memimpin satuan dibawahnya pada satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini bermula dari konsep ada pimpinan yang tidak memiliki bawahan yang jelas dan masing-masing atasan memiliki wewenang memberikan perintah atas masing-masing bawahan, sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.
Ciri-ciri struktur organisasi fungsional :
- organisasi kecil.
- didalamnya ada kelompok-kelompok kerja staf ahli.
- lebih spesifik dalam menjalankan tugas.
- memiliki target yang ingin diraih dengan jelas dan pasti.
- pengawasan dijalankan secara ketat.
Kelebihan struktur organisasi fungsional :
- memiliki program terarah, jelas, dan cepat.
- anggaran, personalia, dan sarana lebih tepat dan sesuai.
- kenaikan pangkat pejabat fungsional lebih cepat.
- terdapat pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik.
- bisa dicapai tingkat spesifik yang lebih baik.
- solidaritas sesama sesama anggota tinggi.
- moral dan disiplin kerja yang tinggi.
- adanya koordinasi sesaman anggota yang bisa berjalan dengan baik.
- mempromosikan keterampilan yang lebih spesifik.
- mengurangi adanya penggunaan sumber daya yang terbatas.
- memberikan kesempatan kerja untuk para tenaga ahli spesialis.
Kekurangan struktur organisasi fungsional :
- pejabat fungsional terkadang bingung dengan prosedur administrasi.
- pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dari pada kepala unit menjadikan inspeksi sulit dijalankan.
- lebih sulit dalam melakukan pertukaran tugas, sebab terlalu spesifik dalam satu bidang tertentu.
- menekankan perspektif fungsional yang sempit.
- komunikasi dan koordinasi antar fungsi lebih sedikit.
- akan tumbuh ketergantungan antar fungsi dan bisa membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dijalankan.
3. Struktur Organisasi Lini dan Staff.
Struktur organisasi ini merupakan campuran dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pemberian wewenang pada organisasi ini berlangsng secara vertikal, yaitu berasal dari atasan pimpinan sampai pimpinan dibawahnya.
Ciri-ciri struktur organisasi lini dan staff :
- ikatan atasan dan bawahan tidak semua secara langsung.
- mempunyai banyak pegawai.
- biasanya ada di organisasi yang besar.
- terdapat dua kelompok kerja pada organisasi yang ditekankan pada spesialisasi yaitu personel lini dan personel staff.
Kelebihan struktur organisasi lini dan staff :
- terdapat pembagian tugas yang jelas.
- kerja sama dan koordinasi bisa langsung dilakukan dengan jelas.
- pengembangan bakat seluruh anggota organisasi terjamin.
- staffing yang dijalankan sesuai dengan prinsip "the right man on the right place".
- bentuk organisasi seperti ini fleksibel untuk diaplikasikan.
Kelemahan struktur organisasi lini dan staff :
- tugas utama orang-orang biasanya kurang diutamakan.
- proses pengambilan keputusan semakin berliku.
- apabila kebijakan tidak bisa dikontrol maka akan muncul nepotisme.
- persaingan tidak sehat terjadi antara pimpinan satu dengan yang lainnya.
4. Struktur Organisasi Lini dan Fungsional.
Struktur organisai lini dan fungsional merupakan bentuk organisasi yang setiap anggotanya memiliki kewenangan yang sama dan pimpinannya kolektif.
Ciri-ciri struktur organisasi lini dan fungsional :
- tidak terlihat adanya perbedaan tugas inti dan bantuan.
- lebih spesifik secara praktis terhadap pejabat fungsional.
- pembagian kerja dan wewenang tidak ada perbedaan di tingkat eselon.
- struktur organisasi tidak terlihat kompleks.
- struktur organisasi secara relatif tidak permanen, hanya digunakan sesuai kebutuhan atau aktivitas.
- tugas pimpinan dijalankan secara kolektif.
- seluruh anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama.
- para pelaksana dibagi menjadi tugas-tugas tertentu dalam bentuk satuan tugas.
Kelebihan struktur organisasi lini dan fungsional :
- solidaritas tinggi.
- disiplin tinggi.
- produktivitas tinggi sebab spesialisasi dijalankan secara maksimal.
- pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan.
- keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat.
- sangat kecil kemungkinan pemakaian kekuasaan secara berlebih dari pimpinan.
- usaha kerja sama bawahan dapat digalang.
Kekurangan struktur lini dan fungsional :
- tingkat fleksibilitas kurang.
- spesiliasi akan menimbulkan rasa jenuh.
- proses membuat keputusan lebih lambat sebab harus dimusyawarahkan lebih dulu dengan anggota organisasi.
- jika terjadi kemacetan kerja, tidak ada orang yang mau bertanggug jawab melebihi yang lain.
- kadang yang menjalankan tugas bingun, karena perintah tidak datang dari satu orang saja.
- kreativitas terlihat sulit untuk dikembangkan, karena perintah pelaksanaan berdasarkan kolektivitas.
Sedangkan menurut Stoner, struktur organisasi dapat dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu :
1. Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsi.
Jenis struktur organisasi ini menggabngkan semua pihak yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa kegiatan terkait menjadi satu bagian.
Kelebihan struktur organisasi berdasarkan fungsi :
- cocok bagi lingkungan stabil.
- menunjang pengembangan keahlian.
- memberi kesempatan bagi para spesialis.
- hanya memerlukan koordinasi minimal.
- hanya memerlukan keperluan antar pribadi yang kecil.
Kekurangan struktur organisasi berdasarkan fungsi :
- tidak cocok diterapkan dalam organisasi yang berskala besar.
- menyebabkan terjadinya kemacetan karena pelaksanaan tugas yang berurutan.
- tidak memberikan stimulasi terhadap inovasi, perspektif yang sempit.
- dapat menimbulkan konflik mengenai prioritas produk.
- tidak menunjang pengembangan manajer umum.
- mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran kerja secara keseluruhan.
2. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk atau Pasar.
Struktur organisasi berdasarkan produk/pasar adalah struktur organisasi yang mengumpulkan dalam satu unit kerja semua yang terlibat dalam produksi dan pemasaran dari sebuah produk ata kelompok produk yang terkait dan berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.
Kelebihan struktur organisasi berdasarkan produk/pasar :- cocok untuk perubahan yang cepat.
- memungkinkan adanya fisibilitas produ yang tinggi.
- memungkinkan konsentrasi penuh terhadap tugas-tugas.
- kejelasan tanggung jawab.
- memungkinkan pemrosesan tugas-tugas ganda secara paralel.
- memudahkan pelatihan manejer umum.
Kekurangan struktur organisasi berdasarkan produk/pasar :
- menyebabkan terjadinya pertikaian untuk alokasi sumber daya.
- tidak mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi.
- mendorong pengabaian prioritas jangka panjang.
- memungkinkan menurunnya pendalaman kecakapan.
- menimbulkan konflik antara tugas divisi dengan prioritas perusahaan.
3. Struktur Organisasi Matriks.
Dalam struktur organisasi matriks terdapat dua jenis struktur, yaitu :
- bagian fungsional tetap (permanen) memiliki wewenang atas pelaksanaan standar profesional unit mereka.
- tim-tim proyek diciptakan berdasarkan kebutuhan untuk menjalankan program-program khusus.
Kelebihan struktur organisasi matriks :
- memberikan keluwesan kepada organisasi.
- memberikan stimulus untuk kerjasama dan disiplin.
- melibatkan, memotivasi, dan menantang para pegawai.
- mengembangkan keterampilan pegawai.
- membebaskan pimpinan teras dari keharusannya menyusun rencana.
- menstimulus orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir.
- memungkinkan para pakar dialihkan ke setiap bidang yang memerlukannya.
Kekurangan struktur organisasi matriks :
- resiko timbulnya perasaan anarki.
- mendorong terjadinya persaingan kekuasaan.
- dapat menimbulkan lebih banyak diskusi dari pada tindakan.
- menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
- penerapannya memerlukan biaya besar.
- ada resiko beberapa tim proyek mengerjakan tugas yang sama.
Fungsi Struktur Organisasi. Beberapa fungsi struktur organisasi adalah :
- kejelasan tanggung jawab. Struktur organisasi memberikan gambaran yang jelas tentang pertanggung-jawaban kepada atasan yang telah memberikan wewenang karena pelaksanaan dari wewenang tersebut harus dipertanggung-jawabkan.
- kejelasan kedudukan. Struktur organisasi membuat jelas kedudukan seseorang dalam organisasi, sehingga akan memudahkan dalam melakukan koordinasi.
- kejelasan jalur hubungan. Struktur organisasi memberikan kejelasan akan jalur hubungan, sehingga dapat mempermudah setiap pegawai dalam menjalankan pekerjaan dan tanggung jawabnya karena jalur hubungan sudah tergambar dengan jelas.
- kejelasan uraian tugas. Struktur organisasi menguraikan dengan jelas tugas apa untuk siapa, sehingga sangat membantu atasan atau pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian.
Demikian sekilas penjelasan tentang struktur organisasi. Semoga bermanfaat.
